La diplomática. Parte 2

TEMA. 2: LA GÉNESIS DOCOMEHTAL
Para estudiar el documento es necesario tener un modelo esquemático que se pueda aplicar a todos los casos, estableciendo categorías generales aplicables a todos los documentos y a la praxis documental. Por ello hay que establecer no sólo una clasificación de origen y forma, sino también los caracteres generales del documento independientemente de su categoria. No es sólo establecer categorias sino también ver que tienen en común. En diplomática general se estudian las categorias aplicables a todos los documentos, independientemente de su origen o naturaleza. La diplomática especial establece grupos en los documentos clasificándolos según criterios jurídicos, históricos o mixtos.
La diplomática debe reconstruir el proceso documental y debe distinguir las fases y los factores que intervienen en su creación. En el documento hay que distinguir entre la acción juridica y la documentación.
La Acción Juridica o Actio es el documento que tiene una acción
juridica  que  es  la  manifestación  ris  vn I alacies  y  que  da  lugar  al
establecimiento de las relaciones de naturaleza juridica amparadas por el
derecho. Puede ser producto de la acción de una persona unilateral o un
acuerdo entre dos o más personas como las compra-ventas que es el encuentro
de voluntades, pactos, tratados, alianzas...
La Documentación o Conscriptio es el proceso que da como resultado
la confección del documento que constituye el testimonio escrito; es decir
la plasmación gráfica de esas voluntades.
El documento probatorio es el que tenemos cuando actio y conscriptio son diferentes, en momentos distintos, de forma que un documento representa el testimonio de una relación jurídica, ya existente, perfecta, y que genera efectos independientemente de que se haya redactado o no el documento correspondiente. Es tipica del mundo romano.
El documento dispositivo se da cuando la acción juridica y la acción documental van estrechamente unidas de modo que la relación jurídica nace sólo cuando es redant-ado aq testimonio escrito en la forma legal acostumbrada. Está es la forma actual. Es decir, cuando es redactado el documento o eventualmente cuando entregado al destinatario, en lo que seria la traditio per carta.
Esta distinción es importante para el 'derecho privado, el de las relaciones entre particulares, y para el periodo tardorromano y medieval. Permite Permite por ello distinguir entre notitia y charta o chartula:
La notitia o documento probatorio sena un documento redactado en tercera persona y en forma narrativa, que tomaria su fuerza de la mención y la suscripción eventual de los testigos del acto juridico.
La charta es el documento dispositivo, y se redactaba en primera persona y en forma declarativa, normalmente. Según el modelo epistolar. La fuerza legal del documento tipo carta la tomaba de la suscripción del autor de la acción juridica y de la transmisión del documento al destinatario. Esta distinción es muy dificil extenderla del documento del derecho privado al derecho público, ya que en éste todos parecen documentos dispositivos, aún cuando no fuera necesaria la redacción del documento para que tuviera efecto. Pero las diferencias entre los documentos de una y otra naturaleza dan lugar a distinciones formales, dado que uno es narrativo, en primera persona, y el dispositivo se escribe en tercera persona.

Factores o personas que intervienen en el origen del documento
Para que el actio y la conscripto puedan realizarse, deben existir los actores que actores que les dan lugar, las personas que intervienen en la génesis documental. Paoli los llamó personas, aunque no son tanto personas como factores ideales concurren en la formación del documento, dado que una persona puede realizar en ésta varias funciones. Podemos dividir en 7 partes a los que intervienen en el origen del documento:
1)    Por un lado estaría el autor del actio, que seria la  persona o personas que realizan el acto jurídico documental.
2)    En segundo lugar, el autor del documento, aquel que ordena, encarga o pide que sea redactado el documento, también llamado froga torT} Por ello es la persona de quien parte la iniciativa de redactar el documento, va sea el autor, el destinatario o una tercera persona.
3)    El destinatario es aquella persona o personas respecto de la cual se cumple el acto jurídico documental y a quien normalmente se destina el documento. El 'destinatario siempre es diferente al autor del actio, y no puede concebirse un documento sin autor o destinatario, aunque no venga expresamente indicado. En determinados tipos de contratos, que implican obligaciones reciprocas, como los contratos bilaterales, cada una de las partes es al mismo tiempo autor y destinatario. En estos casos se suele hacer un original para cada parte implicada, dado que un original puede ser múltiple.
En documentos emanados de la autoridad, que figuras como órdenes impartidas, el destinatario del documento puede en ocasiones identificarse con el de la acción jurídica implícita en la orden. Repetición a revisar. En ocasiones el destinatario no aparece explícito, pero en documentos medievales es raro. Cuando el documento tiene alcance general sí es posible que el destinatario no aparezca, porque es implícito, caso de las bulas. Pero no puede faltar ni autor ni destinatario. En los contratos bilaterales que suponen obligaciones recíprocas cada una de las partes puede ser al mismo tiempo autor y destinatario.
4)    El rogatio es aquella persona que por encargo del autor o del destinatario, o de ambos, redacta, escribe y autoriza el documento en forma legal. El término deriva del latín rogare y fue dado por Cesare Paoli. El autor del documento es el rogador, no confundir con rogatarius (el que es rogado). Rogatarius es más propio del documento de derecho privado, porque en los documentos de derecho público o cancillerescos se puede desglosar esta función en dictator y scriptor. En cambio, en el documento privado es el notario el que asume todas las funciones.
5)    El dictator es un oficio propio de las cancillerías, y por ello aparece en
los documentos de derecho público, y es aquel oue compone el documento en forma.
redactándolo en minuta o bien dictándolo al aquel que al menos oficialmente  cumple esta función.
6)    En cuanto al scriptor, es aquel que escribe materialmente el documento en
su forma definitiva.  La distinción entre dictator y scriptor proviene del
lenguaje medieval, que distinguía entre a composición del texto y la redacción
del documento en su forma definitiva y limpia. Esta distinción sólo afecta a los
documentos cancillerescos, en los que los dictadores y scríptores eran grupos
diferentes,  siendo  superiores  jerárquicamente  los  primeros. Pero  en  cada
cancillería estos dos grupos tenían nombres diferentes.  En cambio, en los
documentos de derecho privado estas dos figuras están unidas en el notario. En
las  cancillerías  nobiliarias  pequeñas  también  era  difícil  encontrar  esta
distinción.

El documento en su forma definitiva recibe al nombre    de "mundu". Tanto el dictador como e scriptor formaban cuerpos separados: para los primeros se requerían conocimientos de de redacción teórica y una preparación intelectual que les colocaba sobre los otros. En los documentos de derecho privado ambas funciones eran controladas por el notario.
7)    Un último factor es el autantlcator. Éste seria aquel personaje que con su suscripción da al documento carácter de autenticidad y fe pública, ya sea el notario mediantela completio, o el canciller mediante 1g recognitio. Las suscripciones son unas frases largas, no sólo el nombre, pero pese a ello no son autógrafas.
Distinción entra documento público y privado.
Esa distinción es antigua, y se encuentra ya en una recopilación de fórmulas francesas, el Formulae Marculfi, de los siglos VII v VIII. Distinguía entre praeceptiones regales y chartae pagenses. Los modernos diplomatistas pretendieron darle una base científica i la STiferenciación entre documento público y privado, pero no hay acuerdo en el criterio a emplear. Uno de los más usados es el que llama documento público al que testimonia un acto público, y documento privado al que da fe de un acto privado. Pero esta definición mira el contenido y no la forma, y sobre todo la sustancia juridica, pero la diplomática estudia el documento por la forma, por lo que esta definición es extraña a la disciplina.
Otro criterio es el de procedencia, basándose en la figura del autor. Documento público seria el emanado de una autoridad pública constituida, mientras que documento privado seria el que documenta un acto de una ciudadano privado. Pero es dificil establecer en ocasiones cuando una persona con autoridad actúa como tal o como particular. En documentos medievales, además, es prácticamente imposible, porque actuaban siempre con la autoridad que tenian y la distinción entre esferas de lo privado y lo público, del patrimonio estatal y del particular, no existia.
El método diplomático se centra en la forma de los documentos, de ahi que la diplomática no se ocupe de la calidad del que hace el acto jurídico sino del hecho de que para documentarlo se escoja la forma de las instituciones públicas o el formulario de loa particulares. Filippo Valenti llamó documentos públicos a los emitidos por una autoridad pública según las normas de solemnidad típicas de su propia cancillería, de tal forma que loa medios de autenticación del documento derivan de la propia autoridad que realiza el acto documental. Ésta lo garantiza con su firma, o el sello de su cancillería.
Documento privado será aquel en el que el autor de la acción o la documentación, o ambos, busca loa medios de validar los documentos fuera del circulo de su propia autoridad, utilizando para ello las formas no solemnes propias de los negocios entre particulares. Se recurre a terceros, o al uso del sello real, traa pagar el canon. Ésta es una definición formal, basada en criterios documentales y válidos para la diplomática.
El documento semipúblico seria el redactado por autoridades menores del mundo feudal que contrataban a escribas que usaban un formulario de solemnidad reducida, con algunas cláusulas solemnes pero con fórmulas procedentes sobre todo del documento privado. Es un tipo de documento más difuso.

Proceso de formación del documento.
Por tal proceso de formación entendemos el procedimiento más común mediante el cual es redactado el documento. Antes de estudiar la formación del documento, se tendrá que estudiar la cancillería y el notariado. La cancillería es aquella oficina expresamente organizada con el fin de desarrollar todas las operaciones prácticas que conlleva la emisión de documentos públicos por una autoridad constituida.
Según Cencetti, el carácter fundamental de la cancillería es el de exclusividad en la prerrogativa de emitir documentos públicos en nombre de la autoridad. Era de gozo exclusivo, de tal manera que la cancillería se caracteriza por concentrar en si toda la actividad documentaría y el ejercicio de la facultad de certificación que es propia de la autoridad de que depende. En este sentido, el documento público basa su autoridad en su emanación por la cancillería, y ésta se convierte en símbolo del poder al que sirve, por las funciones que concentra. La cancillería es la boca por la que habla el poder.
La cancillería era el núcleo de la Administración central. Fue una creación de la burocracia del Imperio Romano en los siglos IV y V. Su nombre deriva del cancellarius, que era el guardián de las cancelas, que separaban en los tribunales romanos el lugar del público del lugar de los jueces. Era un cargo honorífico que tenia bajo su autoridad a funcionarios como los notara, encargados de redactar actas de las discusiones del Senado o de los procesos judiciales.
La Cancillería Imperial Romana se dividía en 4 acrinia. Sobre ese ejemplo se organizó la Cancillería de los pontífices romanos, que a su vez fue modelo para las cancillerías medievales, que se establecieron en muchas ocasiones aprovechando los restos de las cancillerías provinciales romanas. A partir del siglo XI se extendió la costumbre de crear cancillerías por parte de las autoridades del mundo feudal, ya fueran señores territoriales o altos cargos eclesiásticos. El modelo de referencia fue el de la cancillería real en unos casos y la cancillería pontificia en otros.
La complejidad de la organización cancilleresca variaba en función de la autoridad de que dependiera o del volumen de trabajo que tuviera,  y ello determinaba su estructura. Las fases en que se organizaba el proceso documental sí eran las mismas,  unas pertenecían al actio y otras a la conscriptio. El esquema más común con referencia a estos aspectos es el de Paulius Rabikauskas.
Las fases en la génesis del documento son aquellos pasos que es necesario que se den para realizar el documento, si bien no es necesario que se den todas las fases en con frecuencia se pueden encontrar restos en el propio documento. Además, de estas fases con frecuencia se pueden encontrar restos en el propio documento. Las fases son las que siguentes:
1.    Para el actio:
1.1 neqotia praevia: negocios previos
1.2 actio, acción jurídica
1.3 Iussio. mandato de confeccionar el documento
2.    Para la conacriptio:
2.1 minutatio/Lmbreviatio: redacción de la minuta
2.2 ingrossatio: puesta en limpio
2.3-2.4 recognitio et convalidado: reconocimiento y convalidación
2.5.-2.6 taxatio et registratío: tasación (establecimiento del precio) y registración (copia en los libros de registro)
2.7 traditio: entrega al destinatario

1. Actio
1.1 Los negotia previos serían dónde el autor lituano englobarla aquellas operaciones que preparan tanto el seta jm-irHr.o como la documentaré fin, sobre todo cuando el documento surge a petición del destinatario, cosa muy frecuente.
La Petitio sería la petición por parte del interesado, normalmente el destinatario, para la realización del acto jurídico, ya fuera oral o escrita. Si era escrita, era recogida y registrada en la cancillería y presentada en audiencia a la autoridad para que la aceptara o no. Parece claro que buena parte de las actuaciones de justicia se hacían a petición del particular.
Desde el siglo VIII se han conservado modelos para la redacción de súplicas, que a partir del siglo XIII se difundieron ampliamente. A partir del siglo XIV en la Cancillería Papal se alcanzó una organización administrativa que iba a permanecer inmutable durante un largo tiempo. Los registros de las súplicas eran aquí una documentación ingente, pero en las demás cancillerías normalmente no es algo que se haya conservado.
Además, muchas veces se encuentran muestras de la petitio en la estructura del documento. Esas expresiones nos indican que se ha realizado el acto jurídico a petición del destinatario. Pero la petitio no es una frase indispensable en la creación del documento. A la petitio se le pueden asimilar la presentación de documentos anteriores y la presentación de testigos. La primera consiste en apoyar las peticiones con otros documentos que sirven de precedente y que apoyan la solicitud, normalmente usados cuando se pretenden confirmar concesiones anteriores. La presentación de testigos suele ser para apoyar la petición, sobre todo cuando prueban sucesos anteriores carentes de prueba documental.
La intercessio (es la intervención de personas influyentes o vecinas de la autoridad a la que se dirige la petición, normalmente familiares o altos funcionarios, que podían presentar personalmente la petición o actuar como intermediarios después de su presentación para solicita su acogida favorable. De esta fase se puede encontrar recuerdo en el texto del documento, con fórmulas y expresiones.
La Interventio o conssensio hace referencia a que en muchos documentos se recoge la presencia de personas que son diferentes del solicitante y los intercesores, cuya función ha sido diversamente interpretada y que parece que tiene un significado diferente lo largo del tiempo. En la Alta Edad Media los interventores eran los que pudiendo recibir daño o ver limitada su autoridad por lo dicho en el documento garantizaban con su presencia la validez del documento y servían de garantía al destinatario.
Testificatio. Más adelante, los interventores se multiplicaron y en momentos de debilidad del poder real se transformaban en consentidores, los grandes señores y potentados autorizaban la acción real. Las fórmulas atestiguan su intervención, garantía suplementaria para el destinatario. Del siglo X al XII, al reforzarse el poder real, se relevó a los consentidores al rango de testes, testigos, cuya presencia ya no contribuía tanto a la validez del documento, que era público por ser emanado de la Cancillería, sino a la solemnidad del mismo.
El momento de la intervención de estos personajes es muy debatido, porque es difícil saber si los testigos lo son del actio o de la conscriptio, es decir, de la acción jurídica o de la redacción el documento. Hubo de haber situaciones diversas, y en algunos momentos hubieron de ser testigos del actio y en otros de la conscriptio. Pero muchas veces estos testigos son meramente ficticios, y su mención sólo atestigua que en ese momento ocupaban el cargo que se les atribuye, pero no que estuvieran presentes. Esto es importante para el conocimiento histórico. Por otra parte, los testigos en los documentos públicos rara vez suscriben.
1.2 El actio o acción jurídica,  la manifestación de voluntad que da lugar al establecimiento de relaciones jurídicas, puede ser unilateral, bilateral o sinalagmática si depende de la voluntad de dos o más personas que adquieren obligaciones reciprocas. En las zonas de tradición de derecho germánico en estos momentos se producia la entrega simbólica de un objeto, que podía ser el propio documento incluso.
1.3 El inataiír es una orden que viene después del cumplimiento de la acción jurídica, y si no hay acción peculiar ninguna incluía en sí la acción jurídica. Es la orden dada por la Autoridad a la cancillería de redactar y expedir el documento, y ésta orden podía darse directamente o por miedo de otra persona. En la Cancillería Pontificia estaba el ambasciator o impetrator, un oficial encargado de transmitir la iussio. Parece ser que en el resto de cancillerías no sucedía lo mismo.
De la Iussio se puede encontrar un recuerdo en el texto del documento, en la corroboración, en expresiones diversas, como "para mayor firmeza mandamos escribir la presente página. De todas maneras, no siempre queda recuerdo de la Iussio. En la Cancillería Pontificia, la documentación suscrita por el Papa no tiene recuerdo, por ejemplo. A veces, la Iussio se consignaba sobre la petitio. Esto no se puede saber en el caso de las demás cancillerías, ya que no conservan las preces. En ocasiones, además, figura el nombre de la persona que transmite la Iussio.
Incluso en la Alta Edad Media la lussio no fue siempre una prerrogativa exclusiva del soberano. En época carolingia, para los negocios y asuntos de menor importancia, el canciller o un funcionario de alto rango podían ordenar la confección del documento sin conocimiento expreso del soberano. Más adelante, determinado cuerpos funcionariales del soberano podían emitir documentos sin su autorización expresa.
Esta práctica fue adquiriendo importancia a medida que el Estado iba ampliando y precisando sus funciones, y con ello se fue organizando mediante la división del trabajo. Asi, estos organismos tenían una autonomía cada vez mayor para emitir documentos necesarios para su correcto funcionamiento. Esto llevó al nacimiento de la burocracia, y el proceso finalizó cuando la unidad de la Cancillería se rompió, dando paso a diversos organismos autónomos, como los Ministerios que resolvían asuntos concretos.
Hasta el momento, la expedición de documentos sin que lo supiera el soberano no había alterado la unidad de la Cancillería, ni el firmarlos en nombre del Rey. En el documento privado en ocasiones, en la fórmula de suscripción, además de quién escribió el documento parecen las expresiones mandar o rogar, refiriéndose al destinatario. Finalmente, la lussio supone el paso del actio a la conscriptio.
2. Conscriptio
2.1 La imbraviatio o mxnutatio era la elaboración del texto, y consistía en la redacción del texto, bien sobre el documento original o sobre una nota anterior, la minuta, que era una redacción previa abreviada sin las cláusulas de estilo. Nos han llegado muy pocas minutas, al menos hasta el siglo XII. Pero su uso parece estar bastante extendido, ya que se tienen noticia de ellas en la Cancillería del Imperio Romano. A partir del siglo XIII, no sólo aparecen minutas, sino también libros para recogerlas.
Pero una vez redactado en limpio, perdía interés la minuta y la petitio incluso podía servir como minuta. Eso explicarla la escasez de minutas. Además, algunas, cancillerías no la usaban, caso de la del Sacro Imperio, entre los siglos IX y XII, en su momento de mayor esplendor, momento en que los documentos se redactaban ya en forma definitiva. Se conoce este extremo por la abundancia de correcciones en los originales y la ausencia de minutas.
Las minutas tienen mucha importancia en los documentos privados, es decir, para los documentos notariales. Era revisada y corregida por un empleado de las Cancillerías, en el caso de loa documentos públicos, y luego se escribia en limpio por parte de los scriptores. Sin embargo, en los documentos notariales, sobre todo a partir de que se pusieron en marcha los protocolos, la puesta en limpio del documento no siempre se hacia inmediatamente, sino cuando se solicitaba, si llegaba el caso.
Las minutas se clasifican según su extensión. Pueden ser breves o borradores, y completas o minutas propiamente tales. Esta distinción fue establecida por Alain de Bouard.
• La minuta breve es aquella que no contiene el texto del documento, sino algunas notas rápidas para que sirvan de ayuda a la memoria del notario sobre la acción juridica. Estas notas figuraban en ocasiones al dorso o en los márgenes del pergamino original, siendo llaraadas notas dorsuales, o notae marginales. Suponian una distinción temporal entre el actio y la conscriptio.
Este tipo de minutas, breves, respecto del documento notarial pueden equipararse al vademécum o brolla o brolarium, rededor en valenciano. Eran el libro en el que el notario tomaba notas de las circunstancias del acto jurídico. El rebedor no existia en algunas zonas, como Cataluña, y asi se escribia en hojas que se guardaban más tarde en una Bolsa. Que se ponia dentro del protocollum.
• Las minutas extensa son aquellas que contienen el texto más o menos extenso del documento aunque aún tienen algún elemento etceteral. Se redactaban en hojas sueltas. En la Cancillería Pontificia se las denominaba notae o mlnutae, en los siglos XIII y XIV respectivamente. Frente al borrador, ya supone un proyecto de documento en firme. Dentro del documento notarial, la minuta completa equivaldría a las minutas recogidas en los libros que los notarios llamaban protocollum. Éste era un libro de minutas donde el notario redactaba casi por completo el documento, exceptuando las cláusulas de estilo del acto en concreto.
La minuta en el documento notarial tiene importancia porque se recoge en los protocolos. Desde la Edad Moderna en adelante, será original no el documento entregado a las partes, sino el guardado por el notario, garante de au integridad.
Según su valor jurídico,  las minutas pueden ser simples,  públicas y originales, según la clasificación de Rabikauskas. Según Alain de Bouard, las minutas pueden ser simples u originales . Usaremos la primera clasificación.
Las minutas simples sólo sirven para preparar el documento y una vez confeccionado éste, pierden todo su valor y no se conservan.
Las minutas públicas son las escritas por los notarios y conservadas en sus libros. A partir de ellas el notario debe confeccionar de nuevo el documento si lo pide el destinatario, aunque no conozca la acción jurídica. De  tal  modo  llegaron  a  considerarse  estas  minutas  como  fuente  de credibilidad, que el documento original era auténtico en tanto en cuanto concordara con la minuta que el notario guardaba.
En cuanto a las minutas originales, son escritos que aparecen en la práctica cancilleresca de la Edad Moderna, ejemplificadas en Alain de Boüard, en su estudió sobre el Consejo de Estado en Francia. De sus deliberaciones se tomaban notas, y las notas pasadas a limpio se leian al soberano, se corregían y eran suscritas por el Rey y su secretario, siendo firmadas entonces por el Consejo. Asi se archivaban y realizaban funciones de registro, de manera que si se deseaba una copia, un funcionario menor de la Cancillería confirmaba su adecuación a la minuta, una copia exacta, vaut per copie. Eran copias a partir de la minuta original.
Esta costumbre tiene su origen en Francia en la segunda mitad del siglo XVI y en la Cancillería de Gregorio XVI. En España esta costumbre apareció antes, y tuvo su origen en el ámbito judicial. Real Diaz en su estudio sobre el consejo de Indias lo refleja muy bien. El Consejo de Indias se reunia, y unos consejeros discutían el asunto a tratar. Un escribano hacia el acta de las deliberaciones, y lo pasaba a limpio, recibiendo el nombre de consulta. Se enviaba entonces al soberano, dejando un margen de respeto a la izquierda, dónde se anotaría la decisión del soberano.
La consulta se llevaba primero al Presidente del Consejo de Indias, que si estaba de acuerdo con el paso a limpio y lo contenido, firmaba, y luego a los diversos consejeros para que hicieran lo mismo. Una vez suscrita por el Rey, que tomaba decisiones que sus secretarios anotaban al margen, se archivaba tal cual. Pero una vez que el Rey tomaba una decisión no se volvia a pasar a limpio, se archivaba
En España, el rey no firmaba en la minuta original, firmaba al margen. De lo archivado, se hacía un documento. Pero el documento original no se volvia a escribir, de ahí la categoría de minutas originales.
2.2 La Ingrossatio o puesta en limpio, la segunda fase de la Conscriptio, consistía en escribir el documento en su redacción definitiva. El documento en limpio recibía el nombre de mundum. Era obra del ingrossator (en la Cancillería Pontificia), un escriba que recibía diversos nombres. En las grandes cancillerías los escribas encargados del mundum formaban un cuerpo aparte, inferior jerárquicamente al de los dictadores. En la Cancillería Pontificia ya se percibe esta distinción en el siglo XIII, entre notarlí y scriptorea. En la Cancillería de Aragón es posible que también estuviera diferenciado, por la influencia que recibió desde la Cancillería del Reino de Sicilia, heredera de la del Imperio Germánico.
De la misma manera en que la minuta tenia que prestar atención los caracteres internos, el mundum lo hacía a los caracteres externos. El respeto de unas y otras normas era lo que ofrecía al destinatario las necesarias garantías sobre la ingenuidad del documento. Los caracteres externos son básicamente todas las cosas visibles sin proceder a, la lectura del documento.
En la Recognitio y Convaüdatio (o fusionadas en la Robboratio) se convalidaban los documentos. Era una tarea que se llevaba a cabo según sistemas diversos en las múltiples cancillerías. No se podía prescindir de esta fase en modo alguno, al igual que de la anterior.
2.3 La Recognitio consistía en examinar el documento para ver si había sido elaborado rectamente y según la voluntad de su autor, y si era cancilleresco, si habían sido observadas las disposiciones legales para ese caso. Esta recognitio se hacía normalmente en la Cancillería, y en los diplomas de Reyes y Emperadores venía atestiguada por la descripción del funcionario. En la Cancillería Pontificia se incluía el prefecto en la datación, y a partir del siglo XII fue una costumbre casi general. En la Corona de Aragón se escribía la suscripción del Canciller en forma abreviada.
Podía ser que finalmente el documento no estuviera bien expedido, por diversos fallos. Algunos documentos se rechazaban por el tratamiento dado al cliente, y en otros casos, un funcionario podia haber decidido hacer un documento por su cuenta, un falso de cancillería, que era inválido. La recognitio carolingia no era una suscripción sólo, sino también unas frases y la firma en signos taquigráficos. Ello dio lugar a un dibujito, la rouche.
2.4 La Convalidatio consiste en la posición del documento de todos aquellos medios que atestiguaban la intervención personal y la interposición de la autoridad del autor y otras personas en la confección del documento, y por ello verificaban su ingenuidad y le otorgaban validez. al documento. Los elementos que intervienen a la hora de realizar esta fase son:
Intervención del autor: El autor del documento, sobre todo, en el documento cancilleresco, solía convalidar todos los documentos que expedía. Pero conforme fue creciendo su número, se comenzó a convalidar sólo los de mayor importancia. Podía hacerlo de varias formas:
    - dando el mandato de la convalidación y esto se encuentra en la fórmula de corroboración del documento frecuentemente.
    - suscribir el documento con su propia mano, que también se anotaba en la fórmula de corroboración. Podia hacerse escribiendo un vocablo o sentencia, como el bene vale (que estés bien) de los Papas en la Cancillería Pontificia, o bien trazando el signo de la cruz, o algunas lineas en un monograma dibujado por otra persona, o escribiendo el nombre y título. Las costumbres, de todas formas, eran fijas y codificadas para cada Cancillería.
En los documentos de derecho privado, hasta el siglo XI, tanto el autor como los testigos suscriben y no es raro que signen personalmente con algún signo. A partir del siglo XII, con la difusión del notariado, los testigos dejaron de suscribir escribiendo su nombre o signo. No escriben su nombre ni su signo, sólo hacen un punto. La validez de la suscripción de las partes y los testigos fue perdiendo importancia porque el garante de la autenticidad del documento era el notario. Se debe recordar que suscripción no es igual a firma.
suscripción de los testigos. En los documentos públicos de reyes y Emperadores, los testigos propiamente dichos aparecen rarisimamente antes del siglo XI, y normalmente no suscriben, sino que se les enumera. En los documentos pontificios no aparecen nunca testigos, y sólo en los documentos de tipo consistorial los asistentes suscriben.
Pero los documentos privados medievales originariamente necesitaban siempre la suscripción, puesto que su fuerza probatoria venía dad por el número y calidad de los testigos. Pero más adelante, sobre todo a partir del siglo XII, con el surgimiento de la institución del notariado, de origen italiano y con fe pública, los testigos perdieron importancia y era el notario el único que suscribía, dando fuerza probatoria al documento. Los testigos podían serlo de la acción jurídica o de la documentación, y a partir de la generalización del notariado, los testigos lo serían de la documentación y de la suscripción de las partes. En ocasiones, podía haber distinciones entre testigos del actio y de la conscriptio.
suscripción de los oficiales de la Cancillería y del notario. Varía en el documento público y el privado. En los documentos cancillerescos de la Alta y Plena Edad Media casi siempre aparece especificada la persona que hizo la recognitio, pero es difícil encontrar la persona que escribió el documento materialmente. En la Cancillería Pontificia aparece siempre, y en la Baja Edad Media se generalizó la costumbre de mencionar al que redactó el documento y al que lo escribió, en el pie del documento, en las notas de cancilleria, tapado por la plica normalmente.
En los documentos privados es muy frecuente encontrar la suscripción de aquel que lo ha escrito, en principio el scriptor. A partir de la generalización del notariado, una persona con fides pública, como el notario. La suscripción del notario era per se una convalidatio, y para esto, y para individualizar y dificultar la falsificación, a partir del siglo XII los notarios usaron un signo especial, el signum tabelliomis o sígnum notarlle. Cada notario tenia su sello registrado, formado por variaciones a partir del simbolo de la cruz.
El sello se ponía al principio de la suscripción extensa del notario, la completio. Era una fórmula que indicaba que habia escrito el documento o mandado escribirlo. En la salva incluia todas las equivocaciones y rectificaciones que se hablan llevado a cabo, o los interlineados, para evitar manipulaciones posteriores del documento. También podia figurar la fecha.sellado. Entre los romanos era un medio de valor escaso, de menor calidad que la firma. Entre los reyes merovingios se añadió al sello una leyenda perimetral alrededor de la imagen. En época carolingia el sello comenzó a tener importancia, y en los siglos XII y XIII fue el método de validación por excelencia en el centro y norte de Europa, zonas donde no habia notariado. En el sur tuvo menor éxito, por la difusión del notariado.
El sellado de los documentos públicos normalmente se hacia de forma burocrática. Desde finales del siglo XIV la firma autógrafa fue recuperando el valor que tenia en la Antigüedad y ello restringió de forma importante el uso del sello a los privilegiados y a las instituciones.
cartas partidas o Chirographatio, un término griego que significa escrito a mano. Consistía en dividir el folio del pergamino en dos o más partes, sobre todo en actos sinalagmáticos. Se escribía en el pergamino el documento por duplicado y se dejaba un espacio en blanco en el centro, dónde se escribía una palabra, un abecedario o grupos de letras, normalmente abc abc. Luego se cortaba de forma irregular y cada parte sellaba su partición. Se hacia asi originales múltiples, también llamados cartee per alphabetum divisas o cartas partidas por abc. En ocasiones, se añadían signos.
Aparecieron en Inglaterra en el siglo IX, y en el X comenzaron a diseminarse por el continente, pero no seria hasta el periodo comprendido entre los siglos XII y XIV cuando tuvieran su momento de esplendor. Fueron muy usadas, y son propias de los negocios entre particulares, aunque también hay ejemplos cancillerescos. A partir del siglo XIV, la difusión del notariado hizo perder fuerza a este tipo de prácticas.
2.5 La Registración es la trascripción o copia del texto del documento a expedir en unos libros creados ex profeso y conservados por el autor en su cancilleria. Esta práctica en si es muy antigua, y ya se tienen muestras de ella en la Cancilleria Imperial Romana. En la Cancilleria Pontificia, desde el siglo VI. En las cancillerías laicas sólo aparece su uso a finales del siglo XII y principios del siglo XIII. Los registros de Felipe Augusto, en Francia, no eran tales, sino cartularios, elemento que no se debe confundir, puesto que se basa en copias de documentos ya expedidos.
En la Cancilleria de la Corona de Aragón, a partir de 1250 se tiene una serie de registros muy completos. No sabemos si se usaban n todas las Cancillerías. Era un medio de control de las prácticas administrativas, con lo que se hacia tanto en las grandes cancillerías como en las menores. La trascripción del documento en el libro podia hacerse antes o después de expedirlo, a partir del original o la minuta. Si se hacia antes de expedir el documento, puede ser que en el registro encontremos documentos que luego no se expidieron. También se ignora si se anotaban en algunas cancillerías todos los documentos o sólo algunos, desconociéndose el criterio de selección. Estos libros eran llamados Regesta, o Registra y normalmente se organizaban por orden cronológico y de materias.
2.6 En cuanto a la Tasación o Taxatio, era propia de las grandes cancillerías en general. Consistía en determinar la cantidad a abonar por el destinatario del documento, por la confección del propio documento. La cantidad ocasionalmente se anotaba en el documento. Era un principio general en todas las cancillerías medievales, puesto que aspiraban a autofinanciarse con el derecho de sello.
El oficial que en la Cancillería Pontificia se encargaba de determinar el coste era el Computador. Los conceptos computados eran muy diversos, desde el tipo de negocio jurídico al material empleado y el trabajo del escriba. A veces se cobraba por el sello, y la Cancillería Pontificia obtenía una gran cantidad de ingresos con esta práctica, que iban a parar a las arcas de los Estados Pontificios.
2.7 La Trraditio o entrega al destinatario es la última fase de la Conscriptio. Era la acción de entregar el documento a la persona en cuestión, y esto se podía hacer con una ceremonia solemne y ante testigos. Pero lo habitual era hacerlo a través de una forma simple, con un miembro de la Cancillería o con un correo. Podía entregarlo en persona un portero si estaba cerca de la Cancillería. Era éste oficial una especie de ujier. Los correos se empleaban para lugares más lejanos, y tenían una reglamentación que especificaba la distancia y las dietas que debían percibir. Su sueldo era dinero, un uniforme y zapatos. Los documentos se entregaban doblados.
Ésta casuística sobre la expedición del documento es la habitual cuando ea el autor de la acción jurídica el que se preocupa de la expedición del documento, pero a veces el destinatario podía ayudar, presentando una minuta o confeccionando el documento en limpio por su cuenta. A partir de Carlos el Calvo se inició esta práctica, normalmente en documentos de instituciones eclesiásticas, que tenían scriptorlum.
Eran documentos redactados fuera de la cancillería, y por ello se confeccionaban siguiendo otras normas diferentes. En la cancillería sólo se convalidaban y se sellaban. El destinatario de la acción jurídica a veces redactaba un documento que le sirviera como recuerdo de otro, sin conocimiento del autor de la acción jurídica. Pero no necesariamente son documentos realizados para engañar.
Finalmente, en muchas ocasiones los soberanos entregaban a sus delegados documentos ya convalidados, con suscripciones y sello. Eran las cartas blancas, muy usadas en misiones diplomáticas en lugares distantes.